Je wilt starten met Ervaringwijzer, wat wordt er dan gevraagd van een organisatie?

In dit artikel zetten wij uiteen waar organisaties rekening mee moeten houden in hun overeweging om met Ervaringwijzer te beginnen.

Een project met als doel om continu ervaringen op te halen realiseer je nooit alleen en heeft in het begin drie belangrijke fases:

• Project inventariseren
• Vormen projectgroep
• Ontwikkelen visiedocument
  
  Projectinventarisatie
  Inventariseer binnen de organisatie of tijd, geld en energie vrijgemaakt kan worden om een project op te richten.
  Maak het idee zo concreet mogelijk en werkt dit uit zodat het voorgelegd kan worden aan de directie / managers.

Vragen die helpen bij het inventariseren zijn bijvoorbeeld:

• Welk doel heeft de organisatie met het continu meten van ervaringen?
• Wat is er allemaal nodig om draagvlak te creeëren binnen de organisatie?
• Zijn er voorbeeld projecten waar wij van kunnen leren bij andere organisaties?

Het projectteam
Een belangrijk vraag is: hoe groot moet het projectteam zijn? Dat hangt af van de grootte van de organisatie en de doelstellingen van het onderzoek.

Wil je dat meerdere afdelingen / teams Ervaringwijzer op dagelijkse basis gaan inzetten, dan is het slim om in ieder geval voor ieder team één maar het liefst twee projectteamleden te vragen voor dit project. Naast dat zij de ogen en oren zijn voor de rest van het projectgroep kunnen zij ook optreden als ambassadeur in het team of bij de afdeling. Met andere woorden zij zijn de schakel tussen de projectgroep en de afdeling of het team. Doorgaans is een kwaliteit manager vertegenwoordigd in het projectteam om mee te denken over de werkwijze, vragen en doel van het onderzoek.

Om je op weg te helpen hebben we twee voorbeelden van een projectgroep:

**Voorbeeld 1 - klein projectteam **

• Projectleider
• Beleidsmedewerker
• Kwaliteitsmanager
• Professional Team Wmo

Voorbeeld 2 - groot projectteam

• Projectleider(s)
• Beleidsmedewerker
• Professional Sociaal Team
• I-adviseur
• Data-analist
• Kwaliteitsmanager
• Consulent
• Twee professionals Team Wmo
• Twee professionals Team Jeugd

**Het visiedocument **

Ook wel de blauwdruk van het project, hierin staan de eerste twee fases uitgeschreven daarnaast zijn de volgende zaken te vinden:

• Aanleiding en achtergrond
• Introductie Ervaringwijzer
• Waarom Ervaringwijzer
• Perspectief inwoner
• Beoogde resultaat
• Toekomstperspectief
• Communicatie
• Aanpak en tijdsplanning
• Analyseren
• Evaluatie
• Rapportage

Het visiedocument geeft sturing aan de rest van het project, de projectgroep en later aan de rest van de organisatie.
Dit document legt de basis voor het creeëren van draagvlak. Een van de belangrijkrijkste factoren om succesvol een nieuwe werkwijze te realiseren.

Bijgewerkt op: 06/07/2021